Claves para la organización de ferias y eventos

La organización de eventos, ferias y congresos es una herramienta de gran utilidad para cualquier empresa, organización o proyecto. En un mundo donde la imagen lo es todo, un evento de éxito puede acercar mucho a personas y proyectos, creando empatía y sinergias de cara al futuro. Tener un objetivo claro y no perder de vista los elementos corporativos serán fundamentales para destacar y permanecer en la mente de todos los asistentes.

En mi experiencia, dentro de la organización de ferias y eventos, la clave principal está en elaborar y seguir un mapa de ruta con la que poder dejar rodar los acontecimientos de forma natural, pero siempre con las secuencias controlada. Tener en cuenta el presupuesto y el tipo de eventos nos permitirá adaptar las acciones de márketing y los elementos visuales necesarios para destacar.

No obstante, siempre hay algunos elementos comunes que permiten marcar la diferencia en lo que a organización y cobertura de expectativas se refiere. Al final, se trata de un proceso de diseño, planificación y producción; como veremos a continuación.

Road Map, momentos previos

Al plantear la organización de un evento, lo primero es elaborar un mapa con toda la planificación. Tener claro el objetivo a conseguir ayudará a establecer las necesidades y fases de desarrollo. Recuerda que la creatividad es tan importante como una buena organización para conseguir momentos proactivos y productivos.

Personalmente, me gusta organizar a distintos niveles con subtareas para planificar al mayor lujo de detalles. También es interesante realizarse algunas preguntas previas, por ejemplo:

• ¿Cuántas personas estimas tener y de qué tipo? Será importante para determinar la capacidad de espacio que necesitas. Realizar un sondeo o estudio te ayudará a elegir el mejor emplazamiento y tamaño para realizarlo. Esto también determinará algunos elementos como la necesidad de megafonía o pantallas, la sobriedad que se requiere, etc.
• ¿Con qué presupuesto se cuenta? En este caso, deberemos contar con gastos fijos como el alquiler del espacio, los trabajadores, si es necesario contratar viaje u hotel. Habitualmente controlo esto mediante hojas de cálculo que permiten combinar información con costes para marcar fases y límites dentro del presupuesto.
• ¿Cómo vas a enganchar? Aparte de los elementos visuales y promocionales, cuenta con que los asistentes deben disfrutar en todo momento para no perder el gancho y rememorar el evento como una gran experiencia. Incluir actividades relacionadas con el objetivo a lograr, momentos de distensión como una comida o un brunch, así como mantener la distensión entre controlar la situación y dejar libertad para disfrutar a los invitados es fundamental.
• ¿Es un evento individual o una feria/congreso general? Será importante para determinar qué es más importante. En una feria, por ejemplo, primará el efecto WOW para atraer a potenciales contactos, buscando cosas llamativas que visualmente llamen la atención entre la multitud, mientras que en un evento individual se puede invertir más en mimar a los asistentes que se han interesado por acudir al evento que organizas.
• ¿Cómo será la accesibilidad? Busca que sea cómodo encontrarte y más fácil aún quedarse.
• ¿En qué horario se desarrollará? En este punto diferencia momentos de montajes y asegúrate de que el personal está en sus puestos antes de que llegue el primer asistente para tener todo preparado.

Una vez detectadas todas las necesidades, se puede empezar a trabajar en cada aspecto respetando los tiempos de trabajo. Por ejemplo, si deseas imprimir manuales, cartelería o expositores debes contar con el tiempo de diseño y producción para asegurarte llegar al evento en tiempo y sin agobios. Realizar un cronograma del evento te ayudará a controlar que todos los procesos estén listos a tiempo; tanto si es un evento para público o para profesionales.

Momentos claves: el evento y el post evento

Como es lógico, la organización del evento, feria, congreso o similares es muy importante, pero la esencia es la realización del evento en sí. Por eso, es importante dedicar tiempo a confirmar asistencia a modo de recordatorio; incluso en el caso de ferias para crear movimiento y nuevas oportunidades. Durante el evento es importante observar que todo transcurre según lo planificado y aplicar medidas correctivas a tiempo en caso de que algo no funcione como se esperaba o falle.

¿La temperatura es demasiado alta? No esperes a que se quejen. ¿Han cortado justo la calle en la entrada o estás en una feria con cientos de proyectos entremezclándose? Avisa o, incluso, pon una persona o elementos visuales que hagan más fácil guiarse hasta el lugar. Sobre todo, asegúrate de que no falte nada para que los asistentes estén cómodos y no sientan carencias de ningún tipo.

Un aspecto importante durante cualquier evento es tomar el contacto de todos los asistentes, así como la información importante para cubrir el objetivo por e cual has decidido incluirlo dentro del evento. Además, te permitirá establecer una estrategia de seguimiento donde puedes volver a ocasionar el contacto de forma amistosa; como enviando fotos de grupo, certificados de asistencia, encuestas de satisfacción, etc.

Dentro de la planificación, tampoco olvides incluir las tareas necesarias una vez finalizado el evento, como el momento de cierre, tiempo y recursos para recoger las cosas, etc. Si, por ejemplo, necesitas dejar una sala libre demasiado pronto, puedes invitar a los invitados a tomar algo fuera de la sala planificando un pequeño brindis, etc. Las ideas pueden ser infinitas dependiendo de la situación.

Al finalizar, es importante realizar balance para ver si se han cubierto las expectativas o si se han cumplido los objetivos que se habían planteado en las reuniones de planificación previas. Será importante el feed-back de todas las partes, tanto organizadores como asistentes, para poder analizar cada momento del evento de cara a cubrir objetivos y estudiar cómo han funcionado las acciones planteadas.